Organisatie - Roefeldag

Ga naar de inhoud

Organisatie

RoefelComité

Wie organiseert?

In Nederland is roefeldag sinds 2003 een initiatief van twee scoutinggroepen.
In alle plaatsen waar in Nederland roefeldag georganiseerd wordt, is er een roefelcomité, een groep mensen die plaatselijk alles organiseren. Dit kan een stichting zijn die zich met jeugd/buurtwerk bezighoudt, een vereniging die door 't jaar heel andere activiteiten doet of een paar mensen die het gewoon leuk lijkt om kinderen te laten roefelen.

Hoezo Scouting?

In Heerlen werd de eerste roefeldag georganiseerd door 'n stichting (Mimosa).
Jan Willem Gooyen, die na Mimosa de Roefeldag is gaan organiseren had daar toevallig iets over gelezen en ging met 'n groepje kabouters roefelen.
Het jaar daarop werd er niets meer georganiseerd, dus hebben zij het met de eigen scoutinggroep zelf verzorgd, eigenlijk alleen voor de jeugdleden.
Twee jaar later ('97) groeide dit uit tot een dag waar 300 kids uit heel Heerlen aan deelnamen.
Daarna hebben zij enkele jaren geen Roefeldag gehouden omdat er te weinig mensen waren die mee wilde werken. In 2001 heeft Scouting Bekkerveld de draad weer opgepakt en tegenwoordig wordt de Roefeldag in de herfstvakantie, met een groter team en voor meer kinderen, georganiseerd.....

Hoe pakken wij het aan?

We komen zo'n 4 maanden van tevoren met het Roefelcomité bij elkaar om een tijdplanning te maken en taken te verdelen. De taken zijn:

  • Roefelplaatsen werven (bedrijven winkels instellingen)

  • Contact met de scholen onderhouden

  • Routes maken (en groepjes indelen)

  • PR: persberichten, foto's

  • Coördinatie

  • Financiën en sponsoring

  • Communicatie Roefelplaatsen

  • Inschrijven kinderen op het H.K. (Scouting St. Jan Baptist en Scouting Bekkerveld)

  • PR-materialen maken

  • Brieven met gegevens groepjes

  • Inhoud Roefelen bij scouting, inloopactiviteiten

  • Planning en organisatie

  • Aanvraag materiaal


PR

De PR is veelomvattend en vindt gedurende de hele organisatieperiode plaats. Persberichten voor de wijk-, weekbladen en TV (-krant) (eerst gericht op bedrijven, daarna werving kinderen, ten slotte berichtgeving over het verloop). Verslaggevers uitnodigen voor de dag zelf. Plaatselijk promotiemateriaal verzorgen (info voor roefelplaatsen, de routes en wat je er gaat doen voor de kids, klaarmaken en rondbrengen posters).

Werving roefelplaatsen

Via de meil, telefonisch en persoonlijk worden de bedrijven verzocht mee te doen met de Roefeldag. Sommige kun je meteen boeken, andere sturen de info op of je krijgt pas na 3 keer opbellen antwoord.  Anderen geven er de voorkeur aan om de info op te sturen en een paar dagen later op te bellen. Andersom is ook mogelijk.

Routes en groepjes

Eerst worden de routes ingedeeld en dan gaan de kinderen 'n route kiezen.
Het is als je voor deze methode kiest, wel nodig dat je op tijd zekerheid over de deelnemende roefelplaatsen hebt. Makkelijk is 't indelen echter nooit. Voor de begeleiding van de groepjes gebruiken wij voornamelijk ouders die zich samen met de deelnemende kinderen inschrijven.

Inschrijven kan alleen via internet. 


Scholen

Via de scholen komen verreweg de meeste aanmeldingen binnen. Daarom is goed contact met de scholen belangrijk. Zorg dat ze weten:

  • Wat Roefeldag is

  • Deel het promotiemateriaal op tijd uit

  • Verzamel de aanmeldingen

 
We gebruikten in 2002 een inschrijfbus met formuliertjes op 1 centrale plek in enkele scholen en de bibliotheek. Daarbij hingen posters met alle roefelroutes. Dit leverde niet voldoende inschrijvingen op in verhouding tot de moeite.

Coördinatie

Een goede coördinatie gedurende het hele traject is noodzakelijk. Ook op de dag zelf moeten mensen weten wat er gedaan moet worden. Als er nog activiteiten op de centrale posten zijn, kan het snel hectisch worden.

Waarom?

De belangrijkste vraag die je jezelf moet stellen is:
"Waarom wil je de Roefeldag houden? Wat is je doel?"
Ons doel is:

  • Een leuke en leerzame dag voor kinderen uit heel Heerlen, organiseren die willen Roefelen. 


Nou, Roefel ze!

Vriendelijke scoutinggroet,

Het Roefelcomité Parkstad Limburg


Webdesign door
Terug naar de inhoud | Terug naar het hoofdmenu